Pernah tak anda rasa terlalu penat menguruskan bisnes sendiri?
Pagi menjawab WhatsApp pelanggan. Tengah hari menyemak kerja pekerja. Petang menguruskan pembayaran. Malam pula masih perlu memikirkan pemasaran dan jalan.
Kalau pekerja tidak datang, anda perlu mengambil alih tugasnya. Kalau pelanggan mempunyai masalah, anda juga yang perlu menyelesaikannya. Kalau mahu membuat keputusan, semuanya perlu menunggu persetujuan anda.
Lebih membimbangkan, apabila anda bercuti beberapa hari, operasi bisnes mula terganggu.
Ini merupakan antara tanda bahawa bisnes terlalu bergantung kepada pemilik.
Masalahnya bukan semestinya kerana anda tidak mempunyai pekerja. Mungkin bisnes belum mempunyai sistem pengurusan yang membolehkan setiap orang menjalankan tanggungjawab masing-masing dengan jelas.
Sistem pengurusan bisnes ialah gabungan proses kerja, pembahagian tanggungjawab, SOP, teknologi dan pemantauan prestasi yang membantu perniagaan beroperasi secara lebih tersusun.
Matlamatnya bukan supaya owner tidak perlu bekerja langsung. Matlamatnya ialah memastikan operasi tidak terhenti setiap kali owner tidak berada di premis.
Kenapa Bisnes SME Terlalu Bergantung Kepada Owner?
Pada peringkat awal, keadaan ini memang biasa berlaku.
Pemilik perniagaan kecil dan sederhana (SME) biasanya menguruskan hampir semua perkara sendiri. Mereka bertindak sebagai jurujual, pengurus pemasaran, penyelia operasi, pengurus kewangan dan khidmat pelanggan.
Namun, apabila perniagaan semakin berkembang, cara kerja yang sama boleh menjadi penghalang.
Antara tanda bisnes terlalu bergantung kepada owner ialah:
- Semua keputusan perlu menunggu persetujuan owner.
- Pekerja tidak tahu apa yang perlu dilakukan tanpa arahan.
- Pelanggan hanya mahu berurusan dengan owner.
- Tiada prosedur kerja yang konsisten.
- Maklumat pelanggan hanya disimpan dalam telefon owner.
- Kerja penting tertangguh apabila owner sibuk.
- Owner tidak mempunyai masa untuk merancang perkembangan bisnes.
- Masalah operasi yang sama berulang setiap minggu.
Jika beberapa perkara ini berlaku secara berterusan, sudah tiba masanya untuk membina sistem pengurusan yang lebih baik.
9 Cara Membina Sistem Pengurusan Bisnes Yang Lebih Tersusun
1. Sediakan SOP Untuk Kerja Yang Berulang
SOP atau Standard Operating Procedure ialah panduan bertulis tentang bagaimana sesuatu tugas perlu dilakukan.
SOP membantu pekerja memahami langkah kerja, standard yang perlu dipatuhi dan hasil yang perlu dicapai.
Tidak perlu bermula dengan dokumen yang terlalu tebal. Mulakan dengan kerja yang dilakukan berulang kali dalam perniagaan.
Contohnya:
Pusat tuisyen:
- Proses menerima pendaftaran pelajar.
- Cara mengurus pertanyaan ibu bapa.
- Proses kutipan yuran.
- Pengurusan jadual kelas dan kehadiran.
Bengkel kereta:
- Proses menerima kenderaan.
- Pemeriksaan awal.
- Penyediaan sebut harga.
- Kelulusan pelanggan.
- Proses penyerahan kenderaan.
Kedai makan:
- Pembukaan premis.
- Penyediaan bahan.
- Pengurusan pesanan.
- Pemeriksaan kebersihan.
- Penutupan operasi.
Apabila proses kerja didokumentasikan, pekerja mempunyai rujukan yang jelas dan owner tidak perlu mengula
